Meetings sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie bieten eine Plattform für den Austausch von Informationen, das gemeinsame Lösen von Problemen und das Treffen wichtiger Entscheidungen. Doch trotz ihrer zentralen Bedeutung haben viele Meetings mit denselben Herausforderungen zu kämpfen: Sie dauern zu lange, haben keine klare Struktur oder führen nicht zu konkreten Ergebnissen. Oftmals fehlen eine durchdachte Vorbereitung, eine gezielte Moderation oder eine konsequente Nachbereitung. Das Ergebnis sind unproduktive Sitzungen, die mehr Frustration als Fortschritt erzeugen.
Ein effektives Meeting benötigt jedoch mehr als nur eine Agenda und eine Einladungsliste. Es erfordert eine systematische Herangehensweise, die sicherstellt, dass alle relevanten Faktoren berücksichtigt werden – von der Zielsetzung über die Teilnehmerauswahl bis hin zu einem sinnvollen roten Faden. Genau hier setzt das 6P-Modell von Jason R. Waller an. Es bietet eine klare Struktur für die Planung von Meetings und hilft, typische Fehler zu vermeiden. Die sechs „P“ – Purpose, People, Preparation, Pace, Place und Process – decken alle essenziellen Aspekte ab, die ein produktives Meeting ausmachen.
Stell dir vor, du planst ein Kick-off-Meeting für ein neues Projekt. Hier kann KI in Kombination mit dem 6P-Modell dir gezielt helfen, eine fundierte Grundlage für das Meeting zu schaffen.
Zunächst unterstützt dich die KI bei der Agenda-Erstellung: Basierend auf ähnlichen Projekten oder allgemeinen Best Practices schlägt sie eine sinnvolle Struktur vor, zum Beispiel eine Einführung ins Projekt, die Definition der Ziele, die Verteilung von Verantwortlichkeiten und die nächsten Schritte. Zusätzlich kann die KI relevante Hintergrundinformationen zu deinem Thema zusammenstellen, indem sie vorhandene Dokumente durchsucht oder externe Quellen einbindet. So hast du alle notwendigen Daten auf einen Blick, ohne selbst lange recherchieren zu müssen.
Aber schauen wir uns das 6P-Modell und die KI-Unterstützungsmöglichkeiten etwas genauer an.
Das 6P-Modell en detail
Das 6P-Modell ist ein bewährtes Framework, um Meetings strukturiert, produktiv und zielführend zu gestalten. KI kann dabei eine wertvolle Unterstützung sein, indem sie viele organisatorische Aufgaben übernimmt.
Purpose (Zweck – Priorität)
Jedes Meeting braucht einen klaren Zweck. Warum findet es statt? Was soll am Ende erreicht werden? Ohne eine eindeutige Zielsetzung drohen Meetings ziellos zu verlaufen und wertvolle Arbeitszeit zu verschwenden. Idealerweise formulierst du die Zielsetzung so konkret wie möglich, etwa „Am Ende dieses Meetings haben wir eine Entscheidung über die neue Software getroffen“ oder „Wir haben einen Maßnahmenplan für das nächste Quartal entwickelt“.
Praxistipp: Formuliere die Meeting-Ziele im Vorfeld und überprüfe, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist oder ob die Themen auch asynchron (z. B. per E-Mail oder Chat) geklärt werden können.
KI-Unterstützung: KI kann anhand vergangener Kommunikation oder Projektinformationen Vorschläge für klare Meeting-Ziele generieren. Sie kann auch analysieren, welche Meetings in der Vergangenheit ähnliche Themen behandelt haben, und relevante Erkenntnisse zusammenfassen.
Participants (Teilnehmende – Personen)
Die richtigen Leute im Meeting sind entscheidend. Zu viele Teilnehmer führen oft zu ineffizienten Diskussionen, zu wenige lassen wichtige Perspektiven außen vor. Wer sollte anwesend sein, um fundierte Entscheidungen treffen zu können? Wer kann wertvolle Beiträge leisten? Wer sollte informiert, aber nicht zwingend beteiligt werden?
Praxistipp: Bevor du eine Einladung verschickst, frage dich: Ist jede Person, die ich einlade, wirklich notwendig, um das Meeting-Ziel zu erreichen? Falls nicht, kannst du stattdessen ein Protokoll oder eine Zusammenfassung versenden.
KI-Unterstützung: KI kann dir basierend auf den Meeting-Inhalten Vorschläge für den geeigneten Teilnehmendenkreis machen. Sie analysiert frühere Zusammenarbeit, Rollen im Unternehmen und aktuelle Projekte, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Stakeholder fehlen – und dass überflüssige Teilnehmende vermieden werden.
Preparation (Vorbereitung – Planung)
Gut vorbereitete Meetings laufen reibungsloser und produktiver ab. Dazu gehört die Bereitstellung relevanter Informationen, eine durchdachte Agenda und klare Erwartungen an die Teilnehmenden. Eine strukturierte Agenda hilft dabei, das Gespräch auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte behandelt werden.
Praxistipp: Versende die Agenda und relevante Materialien im Voraus, damit sich die Teilnehmenden vorbereiten können. Falls es Aufgaben zur Vorbereitung gibt (z. B. ein Dokument durchlesen oder Daten analysieren), weise konkret darauf hin.
KI-Unterstützung: KI kann automatisch relevante Dokumente bereitstellen, basierend auf dem Meeting-Thema frühere Notizen oder Zusammenfassungen heraussuchen und sogar aus vergangenen Meetings offene To-Dos extrahieren. Sie kann auch eine erste Agendastruktur vorschlagen, die du dann verfeinerst.
Pace (Rhythmus – Puls)
Die Dauer und Frequenz eines Meetings beeinflussen seine Effektivität. Zu lange Meetings führen oft zu Ermüdung und Konzentrationsverlust, zu kurze Meetings lassen nicht genug Raum für sinnvolle Diskussionen. Auch die richtige Taktung von Meetings innerhalb eines Projekts spielt eine Rolle: Gibt es regelmäßige Abstimmungen oder reicht eine einmalige Sitzung?
Praxistipp: Setze Meetings bewusst kürzer an als üblich – oft reichen 30 oder 45 Minuten anstelle der Standard-60-Minuten. Definiere klare Timeboxen für einzelne Agendapunkte, um den Fokus zu wahren.
KI-Unterstützung: KI-gestützte Analysetools können auswerten, welche Meetinglängen in der Vergangenheit effizient waren und darauf basierend Vorschläge für optimale Zeiten machen. Sie kann auch erkennen, wenn Meetings zu häufig oder in ungünstigen Abständen stattfinden, und Alternativen vorschlagen.
Place (Ort – Platz)
Meetings können vor Ort, virtuell oder hybrid stattfinden. Der richtige Ort beeinflusst Produktivität und Interaktion. Während persönliche Meetings oft direktere Diskussionen ermöglichen, bieten virtuelle Meetings mehr Flexibilität. Entscheidend ist, dass die Umgebung den Zweck des Meetings unterstützt.
Praxistipp: Wähle das Meeting-Setting bewusst: Braucht ihr Whiteboards oder gemeinsames Brainstorming, kann ein physischer Raum sinnvoll sein. Geht es vor allem um Updates, reicht oft ein virtueller Call.
KI-Unterstützung: KI kann automatisch den besten Meeting-Ort oder das geeignete Format vorschlagen, basierend auf den Bedürfnissen der Teilnehmenden. Sie kann Kalender synchronisieren oder hybride Meetingräume reservieren.
Process (Prozess)
Ein Meeting braucht eine klare Struktur und eine gute Moderation, um nicht in endlose Diskussionen abzudriften. Dazu gehört eine logische Reihenfolge der Themen, eine fokussierte Diskussion und ein klarer Abschluss mit konkreten Ergebnissen. Ebenso wichtig ist die Nachbereitung: Was wurde entschieden? Wer übernimmt welche Aufgaben?
Praxistipp: Halte am Ende jedes Meetings fest, welche Entscheidungen getroffen wurden und wer welche nächsten Schritte verantwortet. Teile diese Ergebnisse mit allen Beteiligten, damit nichts in Vergessenheit gerät.
KI-Unterstützung: KI kann Protokolle automatisch erstellen, Beschlüsse dokumentieren und Follow-ups generieren. Sie kann auch offene Punkte aus früheren Meetings in die nächste Sitzung übernehmen und so sicherstellen, dass nichts untergeht.
Meetingvorbereitung mit Microsoft Copilot: So läuft der Prozess ab
Sobald du ein neues Meeting in Outlook oder Microsoft Teams planst, kann Copilot dich direkt in der Vorbereitung unterstützen. Zunächst analysiert das Tool den Kontext des Meetings, indem es vergangene E-Mails, Dokumente und Chats durchforstet, die mit dem Thema in Verbindung stehen. Basierend darauf schlägt Copilot eine erste Agenda vor, die du anpassen oder ergänzen kannst. Falls unklar ist, welche Personen zwingend teilnehmen sollten, hilft die KI bei der Teilnehmendenauswahl, indem sie analysiert, wer in ähnlichen Projekten involviert war oder wer relevante Expertise besitzt.
Nachdem die Teilnehmenden feststehen, stellt Copilot automatisch eine Sammlung relevanter Dokumente zusammen, beispielsweise Präsentationen, Berichte oder Protokolle vorheriger Meetings, und macht diese direkt im Meeting-Einladungstext zugänglich. So können sich alle Beteiligten ohne lange Suche optimal vorbereiten. Falls nötig, kann Copilot auch eine Vorab-Fragerunde generieren, um gezielt Input der Teilnehmenden einzuholen und den Ablauf effizienter zu gestalten.
Kurz vor dem Meeting fasst Copilot offene Punkte oder ToDos aus früheren Gesprächen zusammen und generiert eine strukturierte Erinnerung, damit alle Beteiligten genau wissen, was sie zur Vorbereitung benötigen. Damit reduziert sich der manuelle Planungsaufwand erheblich, und du kannst dich voll auf den inhaltlichen Austausch konzentrieren.
Fazit
Erfolgreiche Meetings müssen weder zeitfressend noch chaotisch sein. Mit dem 6P-Modell bringst du Struktur und Klarheit in deine Besprechungen, während KI-Tools wie Microsoft Copilot dir helfen, die Vorbereitung effizient zu gestalten. Von der Agenda-Erstellung bis zur Dokumentensammlung – smarte Unterstützung spart dir wertvolle Zeit und sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten optimal vorbereiten können.
Nutze diese Kombination aus bewährten Methoden und moderner Technologie, um deine Meetings produktiver und zielführender zu machen. Weniger Zeit mit organisatorischem Aufwand verbringen, mehr Fokus auf Inhalte und Entscheidungen – so sieht die Zukunft der Zusammenarbeit aus!
Übrigens: Dieser Text wurde mit Unterstützung von ChatGPT erstellt – ein weiteres Beispiel dafür, wie KI dir den Arbeitsalltag erleichtern kann.
