„Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel.“
KI kann heute weit mehr als chatten: Immer mehr Funktionen – aber welche ist die richtige?
Wer heute ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot öffnet, findet deutlich mehr als einen Chat. Neben dem klassischen Dialog bieten die Plattformen inzwischen Funktionen wie Code, Cowork, Agent oder Research (oder welche Begriffe auch immer jeder Toolanbieter verwendet). Das wirkt auf den ersten Blick unübersichtlich. Tatsächlich steckt dahinter jedoch ein sinnvoller Gedanke: Nicht jede Aufgabe lässt sich auf dieselbe Weise am besten bearbeiten.
Die eigentliche Herausforderung besteht deshalb heute nicht mehr darin, den perfekten Prompt zu formulieren. Viel wichtiger wird die Frage: Welche Arbeitsweise unterstützt mich bei meiner Aufgabe am besten?
Wer diese Entscheidung bewusst trifft, spart Zeit, erhält bessere Ergebnisse und nutzt die Möglichkeiten moderner KI deutlich gezielter.
Die KI passt sich zunehmend unserer Arbeitsweise an
Noch vor wenigen Jahren bestand die Zusammenarbeit mit KI fast ausschließlich aus einem Dialog. Man stellte eine Frage, erhielt eine Antwort und formulierte anschließend die nächste Anfrage. Dieses Prinzip funktioniert nach wie vor. Kann aber für manche Aufgaben nicht mehr ausreichen.
Deshalb entwickeln die großen Anbieter ihre Systeme kontinuierlich weiter. Neben dem Chat entstehen spezialisierte Funktionen für Softwareentwicklung, Recherche oder die Bearbeitung komplexer Arbeitsaufträge. ChatGPT, Claude und Microsoft Copilot verfolgen dabei unterschiedliche Ansätze, entwickeln sich aber in dieselbe Richtung: KI soll nicht nur Antworten liefern, sondern Menschen bei unterschiedlichen Formen der Wissensarbeit unterstützen.
Damit verändert sich auch unsere Rolle. Wir geben nicht mehr jeden einzelnen Arbeitsschritt vor, sondern entscheiden zunehmend, welche Form der Zusammenarbeit für eine Aufgabe sinnvoll ist.
Nicht jede Aufgabe braucht dieselbe KI-Funktion
Viel sinnvoller ist es, in einem ersten Schritt zu überlegen, was du erreichen möchtest und erst dann die passende Funktion auszuwählen.
Chat – wenn Du gemeinsam denken möchtest
Der klassische Chat eignet sich immer dann, wenn du Ideen entwickeln, Texte formulieren oder Zusammenhänge verstehen möchtest. Du arbeitest im direkten Dialog mit der KI und entwickelst Schritt für Schritt eine Lösung.
Typische Beispiele:
- Eine Agenda für einen Workshop entwickeln
- Eine schwierige E-Mail verständlicher formulieren
- Ein Trainingskonzept verbessern
- Den AI Act oder ein anderes Fachthema erklären lassen
- Ideen für einen Newsletter oder eine Präsentation sammeln
Der Chat ist dein Sparringspartner. Er unterstützt dich beim Denken, Formulieren und Reflektieren.
Code – wenn etwas entwickelt oder automatisiert werden soll
Der Code-Modus richtet sich nicht nur an Entwicklerinnen und Entwickler. Auch im Arbeitsalltag lassen sich damit viele kleine Automatisierungen umsetzen.
Typische Beispiele:
- Ein Python-Skript schreiben, das mehrere Excel-Dateien zusammenführt
- Eine komplexe Excel-Formel erstellen
- Eine SQL-Abfrage entwickeln
- Einen Programmierfehler analysieren
- Ein kleines Skript erstellen, das wiederkehrende Aufgaben automatisiert
Hier unterstützt Dich die KI beim Entwickeln, Erklären und Optimieren von Code – auch wenn Du selbst keine Programmiererfahrung hast (Stichwort „Vibe Coding“).
Cowork – wenn die KI eine Aufgabe weitgehend selbstständig bearbeiten soll
Mit Cowork oder vergleichbaren Agentenfunktionen beschreibst Du nicht mehr jeden einzelnen Arbeitsschritt. Stattdessen formulierst Du ein Ziel und die KI übernimmt die Planung und Bearbeitung der Aufgabe.
Typische Beispiele:
- Einen Kundentermin vorbereiten und alle relevanten Informationen zusammenstellen
- Einen Projektstatus aus Dokumenten und Besprechungsnotizen erstellen
- Umfangreiche Unterlagen zusammenfassen
- Informationen aus verschiedenen Quellen recherchieren und strukturieren
- Einen ersten Managementbericht vorbereiten
Du arbeitest dabei weniger im Dialog als vielmehr mit einer digitalen Assistenz, die eigenständig mehrere Arbeitsschritte übernimmt. Deine Aufgabe besteht darin, den Auftrag klar zu formulieren, Zwischenergebnisse bei Bedarf zu steuern und das Endergebnis fachlich zu bewerten.
Was bedeutet das für die Praxis?
Die wichtigste Entscheidung lautet heute nicht mehr: Welches KI-System nutze ich? Viel wichtiger ist die Frage: Welche Arbeitsweise passt zu meiner Aufgabe?
Wenn du Ideen entwickeln möchtest, nutze weiterhin den Chat. Soll ein Skript entstehen oder ein Prozess automatisiert werden, ist der Code-Modus die bessere Wahl. Geht es dagegen um umfangreichere Arbeitsaufträge, bei denen mehrere Schritte notwendig sind, können Cowork-Funktionen ihre Stärken ausspielen.
Je besser du die unterschiedlichen Arbeitsweisen kennst, desto gezielter kannst du KI einsetzen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert häufig auch die Qualität der Ergebnisse.
Ein weiterer Aspekt gewinnt dabei zunehmend an Bedeutung: Kosten. Viele Funktionen sind heute nicht mehr vollständig durch eine Grundlizenz abgedeckt. Bestimmte Modelle, Agentenfunktionen oder erweiterte Recherchemöglichkeiten verursachen zusätzliche Gebühren – oft nutzungsabhängig. Gleichzeitig fehlt in vielen Organisationen noch ein klares Gefühl dafür, wann sich diese Zusatzkosten lohnen und wie sie sinnvoll eingesetzt werden.
Auch diese Dimension gehört inzwischen zur Entscheidung dazu: Nicht nur wie Du arbeitest, sondern auch welche Kosten dabei entstehen.
Lerne die Unterschiede spielerisch kennen
In unseren Workshops erleben wir immer wieder, dass genau diese Entscheidung vielen schwerfällt. Deshalb haben wir ein Kartenspiel entwickelt, mit dem Teams typische Arbeitssituationen den passenden KI-Arbeitsweisen zuordnen.
Dabei geht es nicht nur um Funktionen, sondern auch um ein besseres Verständnis für Aufwand, Nutzen und Kosten. Denn genau diese Abwägung fehlt in vielen Teams noch.
Statt Produktnamen auswendig zu lernen, stehen deshalb zwei Fragen im Mittelpunkt:
- Welche Funktion hilft mir bei dieser Aufgabe am besten?
- Und lohnt sich der Einsatz auch im Verhältnis zu den entstehenden Kosten?
Das Spiel eignet sich für Workshops, Teammeetings oder zum Selbstlernen und hilft dabei, ein Verständnis für den sinnvollen Einsatz von KI zu entwickeln.
Und nun?
Die Vielzahl neuer KI-Funktionen macht die Arbeit vielleicht für den ein oder anderen etwas komplizierter, sie eröffnet dabei aber auch neue Möglichkeiten. Chat, Code und Cowork verfolgen unterschiedliche Ziele und ergänzen sich. Je klarer du erkennst, welche Arbeitsweise zu deiner Aufgabe passt, desto produktiver wird die Zusammenarbeit mit KI.
Gleichzeitig wird es immer wichtiger, auch die Kosten im Blick zu behalten. Denn moderne KI bietet nicht nur mehr Möglichkeiten, sondern auch mehr Optionen, die unterschiedlich bepreist sind.
Vielleicht ist genau das eine der wichtigsten KI-Kompetenzen der nächsten Jahre: Nicht immer dieselbe Funktion zu nutzen, sondern bewusst diejenige auszuwählen, die dich bei deiner Aufgabe fachlich und wirtschaftlich am besten unterstützt.
