Nachdem wir in unserem [lernoblog]-Beitrag mit der Vorbereitung von Seminaren, Workshops oder Meetings beschäftigt haben, dreht sich hier alles um die Nachbereitung — ein oft unterschätzter, aber entscheidender Prozess! Denn hier wird der Grundstein dafür gelegt, dass Inhalte verankert, Lernerfolge gesichert und Maßnahmen nachhaltig umgesetzt werden. Doch auch die Nachbereitung bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich: Ergebnisse müssen strukturiert, Feedback analysiert und Materialien für Teilnehmende aufbereitet werden – häufig unter Zeitdruck und mit der Erwartung, alles möglichst übersichtlich und effizient zu gestalten.
Wer in diesem Bereich tätig ist, kennt diese Situationen nur zu gut:
- Überfrachtete Ergebnisse:
Ein Workshop endet mit zahlreichen Ideen und Maßnahmen, aber die Nachbereitung wird unübersichtlich und wichtige Details gehen verloren. - Ungenutztes Feedback:
Teilnehmende äußern wertvolle Anmerkungen, doch die Auswertung gestaltet sich so zeitaufwändig, dass die Erkenntnisse ungenutzt bleiben. - Unklare Verantwortlichkeiten:
Im Nachgang ist oft nicht klar, wer welche Aufgaben übernimmt, was zu Verzögerungen und Reibungsverlusten führt. - Ergebnisfrust: Teilnehmende sehen keinen klaren Mehrwert in den bereitgestellten Materialien oder empfinden diese als unstrukturiert.
In solchen Momenten kann der Einsatz von KI neue Wege eröffnen. KI-gestützte Ansätze bieten Unterstützung, um Nachbereitungsprozesse nicht nur schneller und effektiver zu gestalten, sondern auch einen echten Mehrwert für alle Beteiligten zu schaffen.
Ergebnisorientierte Nachbereitung von Seminaren, Workshops und Meetings mit der 5S-Eselsbrücke
Die 5S-Eselsbrücke, angelehnt an die von Toyota entwickelte 5S-Methode, macht die Evaluation zu einem praxisnahen und systematischen Werkzeug für einen effektiv gestalteten Nachbereitungsprozess.
1. Sicherstellen: Ergebnisse sichern
Dieser Schritt umfasst das Erfassen und Dokumentieren aller Ergebnisse. Sichere alle Materialien wie Protokolle, Präsentationen oder Flipcharts, halte wichtige Entscheidungen schriftlich fest, ebenso wie klar definierte Verantwortlichkeiten.
2. Systematisieren: Struktur und Überblick schaffen
In dieser Phase strukturierst du die Ergebnisse, priorisierst Aufgaben, legst Fristen sowie Verantwortlichkeiten fest — und bringst alles in eine übersichtliche Form.
3. Stimmen einholen: Feedback sammeln
Sammle Teilnehmendenfeedback und werte es aus, um Erkenntnisse für die weitere Verbesserung zu gewinnen. Auch die eigene Selbstreflexion ist ein zentraler Bestandteil dieses Schrittes.
4. Senden: Ergebnisse kommunizieren
Teile in diesem Schritt all deine Ergebnisse und Materialien mit den Teilnehmenden und relevanten Stakeholdern. Kommuniziere offene Punkte und nächste Schritte transparent, damit die Maßnahmen langfristig nachverfolgt werden können, um so die Nachhaltigkeit der Nachbereitung sicherzustellen.
5. Schließen: Dokumente archivieren
Dokumentiere abschließend alle relevanten Informationen und lege sie an einem zentralen Ort ab.
Smarte Auswertung für tiefere Einblicke
Mithilfe intelligenter Algorithmen kann KI strukturierte und unstrukturierte Daten aus Feedbackformularen, offenen Kommentaren und digitalen Whiteboards analysieren. Dabei erkennt sie Muster, Korrelationen und wiederkehrende Themen – und das in einer Geschwindigkeit, die manuell kaum erreichbar wäre. So können Trainer:innen und Organisator:innen nicht nur quantitatives Feedback (z. B. Durchschnittsbewertungen) auswerten, sondern auch qualitative Rückmeldungen systematisch clustern.
Praxisbeispiel 1
Ein dreitägiges Training zum Thema „Agiles Arbeiten“ endet mit einer Feedbackrunde, in der Teilnehmer:innen ihre Eindrücke in offenen Kommentaren teilen. Die KI-Analyse zeigt: Begriffe wie „praxisnah“ und „hilfreich“ wurden besonders oft in positiver Weise genannt, während „zu wenig Zeit für Diskussionen“ als Verbesserungspunkt identifiziert wurde. Dank dieser strukturierten Auswertung kann der nächste Workshop gezielt optimiert werden.
Beispiel-Prompt: Agiles-Arbeiten-Training Nachbereitung
Anweisungen:
- Inhaltsübersicht: Bitte liste alle auf dem Whiteboard vorhandenen Textelemente auf. Halte die Inhalte in der Reihenfolge fest, wie sie auf dem Whiteboard erscheinen, und beschreibe kurz, falls Zusammenhänge zwischen den Elementen erkennbar sind.
- Themen-Cluster: Analysiere die aufgeführten Inhalte und gruppiere sie in thematische Cluster. Verwende aussagekräftige Kategorienamen, die den Inhalt der jeweiligen Gruppe widerspiegeln (z. B. „Herausforderungen“, „Maßnahmen“, „Lernkultur fördern“).
- Muster und Schwerpunkte: Identifiziere wiederkehrende Begriffe, Themen oder häufig angesprochene Aspekte. Fasse zusammen, welche Inhalte besonders häufig oder prominent erwähnt wurden.
- Herausforderungen und Lösungsansätze: Wenn auf dem Whiteboard Herausforderungen genannt werden, liste diese separat auf und schlage basierend auf den genannten Inhalten mögliche Lösungsansätze vor.
- Zusammenfassung: Erstelle eine kurze Zusammenfassung der Analyse, die die zentralen Themen und Schwerpunkte hervorhebt.
Format der Ausgabe: Bitte gib die Ergebnisse in folgendem strukturierten Format aus:
- Liste aller Inhalte: (Eine geordnete Liste der Notizen)
- Themen-Cluster: (Kategorisierte Inhalte, gruppiert nach Themen)
- Muster und Schwerpunkte: (Identifikation von Trends und wiederkehrenden Begriffen)
- Herausforderungen und Lösungsansätze: (Herausforderungen und passende Vorschläge)
- Zusammenfassung: (Kurze Zusammenfassung der zentralen Erkenntnisse)
Zusätzliche Hinweise:
- Analysiere die Inhalte so objektiv wie möglich und vermeide Annahmen, die nicht aus den Daten abgeleitet werden können.
- Falls unklare oder schwer erkennbare Elemente vorhanden sind, bitte diese separat markieren.
- Verwende klare und verständliche Sprache, um die Ergebnisse zu präsentieren.“
Praxistipp: Formuliere die Meeting-Ziele im Vorfeld und überprüfe, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist oder ob die Themen auch asynchron (z. B. per E-Mail oder Chat) geklärt werden können.
KI-Unterstützung: KI kann anhand vergangener Kommunikation oder Projektinformationen Vorschläge für klare Meeting-Ziele generieren. Sie kann auch analysieren, welche Meetings in der Vergangenheit ähnliche Themen behandelt haben, und relevante Erkenntnisse zusammenfassen.“
Durch den Einsatz von KI wird Feedback nicht mehr zur „Datenflut“, sondern zu einer wertvollen Informationsquelle, die Klarheit schafft und konkrete Verbesserungsvorschläge liefert.
Strukturierte Nachbereitung für bessere Umsetzung
Transkriptionen von Meetings bieten eine Fülle an Informationen, die jedoch oft unstrukturiert und schwer überschaubar sind. KI kann dabei helfen, entscheidende Aussagen herauszufiltern, Hauptthemen zu clustern und daraus prägnante Berichte zu generieren. Ebenso können Workshop-Ergebnisse in visuelle Schaubilder oder Infografiken umgewandelt werden, um die Kernbotschaften leicht erfassbar zu machen.
2. Praxisbeispiel:
Nach einem Führungskräfte-Workshop wird ein Transkript der Diskussionsrunde erstellt. Die KI analysiert das Gespräch und fasst die wichtigsten Aussagen in drei Hauptthemen zusammen: „Mitarbeitermotivation“, „Führung durch Vertrauen“ und „Herausforderungen im digitalen Wandel“. Ergänzend erstellt sie eine To-Do-Liste mit den nächsten Schritten für die Teilnehmenden. Durch diese strukturierte Nachbereitung bleibt die Diskussion nicht nur Theorie, sondern wird gezielt in die Praxis übertragen.
Beispiel-Prompt: Führungskräfte-Workshop Nachbereitung
- Vollständige inhaltliche Aufbereitung: Fasse zunächst alle inhaltlichen Punkte des Transkripts zusammen, unabhängig davon, ob sie Entscheidungen, offene Fragen oder Aufgaben darstellen. Stelle sicher, dass kein relevanter Inhalt ausgelassen wird. Falls im Transkript besonders aussagekräftige oder prägnante Zitate vorkommen, füge diese ein, um die Argumente oder Diskussionen zu illustrieren. Gib die Zitate im Kontext wieder, sodass klar ist, worauf sie sich beziehen.
- Strukturierung in Kategorien:
- Wichtige Entscheidungen: Identifiziere und liste alle getroffenen Entscheidungen auf. Fasse diese kurz und präzise zusammen und stelle sicher, dass sie klar als abgeschlossene und beschlossene Punkte erkennbar sind.
- Offene Fragen: Sammle alle während des Gesprächs aufgeworfenen Fragen, die noch einer Klärung oder weiteren Diskussion bedürfen. Formuliere die Fragen vollständig und verständlich.
- Konkrete nächste Schritte: Extrahiere alle im Transkript genannten Aufgaben oder ToDos. Beschreibe sie kurz und umsetzbar, inklusive der dazugehörigen Verantwortlichkeiten und Deadlines, sofern diese im Transkript erwähnt werden.Wichtige Hinweise:
- Fasse die Informationen kompakt zusammen, ohne relevante Details oder Inhalte auszulassen.
- Bevor die Kategorien „Entscheidungen“, „Fragen“ und „nächste Schritte“ erstellt werden, stelle sicher, dass alle Inhalte in der vollständigen Aufbereitung berücksichtigt werden.
- Kennzeichne unklare oder nicht vollständig formulierte Informationen als „unklar“ oder „noch zu klären“.
- Nutze aussagekräftige Zitate, um Meinungen, Argumente oder Diskussionsergebnisse hervorzuheben, und ordne sie den jeweiligen Kategorien zu, falls sinnvoll.
- Die Ergebnisse sollen in einer gut strukturierten Liste zurückgegeben werden, getrennt nach den oben genannten Kategorien.
Zusätzlich:
- Entferne Redundanzen und irrelevante Informationen, es sei denn, sie unterstützen die Darstellung von Meinungen oder Diskussionen.
- Priorisiere die Aufgaben in der ToDo-Liste, falls dies aus dem Transkript ableitbar ist.
- Falls Namen oder Rollen im Transkript ausdrücklich genannt werden und diese für das Verständnis relevant sind, füge sie ein.“
Mit dieser intelligenten Unterstützung wird sichergestellt, dass wichtige Erkenntnisse nicht verloren gehen, sondern in umsetzbare Maßnahmen überführt werden.
Reflexion und Weiterentwicklung durch KI
Durch gezielte Reflexionsfragen kann KI Anwender:innen dabei unterstützen, ihre Eindrücke strukturiert zu erfassen: Was lief gut? Wo gab es Herausforderungen? Welche Aspekte könnten optimiert werden? Diese Reflexionen können spontan als Sprachnachricht an eine KI gesendet werden, die die Inhalte anschließend in Kategorien wie „Erfolge“, „Herausforderungen“ und „Verbesserungspotenzial“ gliedert.
3. Praxisbeispiel
Ein Trainer schildert nach einer Microsoft-Teams-Schulung seine Beobachtungen in einer Audioaufnahme. Die KI strukturiert seine Reflexion und gibt ihm gezielte Impulse zur Optimierung: Beispielsweise schlägt sie vor, mehr interaktive Übungen einzubauen, um das Verständnis für die Einrichtung von Kanälen und Berechtigungen zu vertiefen. Zusätzlich generiert sie eine kurze Maßnahmenliste mit konkreten Anpassungsvorschlägen für die nächste Schulung.
Diese Art der KI-gestützten Reflexion hilft, blinde Flecken zu vermeiden und gezielt Verbesserungen vorzunehmen. Sie ist somit ein wertvolles Werkzeug, um Trainings, Workshops und Meetings kontinuierlich weiterzuentwickeln und die eigene Didaktik auf ein neues Level zu heben.
