Der Zoo im Projektmanagement im Microsoft-Universum war Thema im 23. Microsoft365-Stammtisch.

Welche Tools? Welche Werkzeuge? Wofür? – Wie viel Mensch braucht es, wenn wir eigentlich in Projekten Menschen steuern? -Welche Herausforderungen gibt es je nach Rolle im Projekt? – Welche Tipps gibt’s aus dem Alltag? – Wie viele Themen/Projekte kann eine einzelne Person jonglieren?

„Man hat immer mehr Ideen als Ressourcen.“

Danke für euren Austausch, eure Fragen, eure Insights.

Agilität, Wandel, neue Features,…alles dreht sich verdammt schnell und die Organisation muss damit irgendwie zurecht kommen.

Gibt es auf all das für die Unternehmensführung eine Antwort? JA – Holacracy und verschachtelte Teams

Holacracy ist ein innovativer Ansatz zur Selbstführung und Organisationsentwicklung, der ursprünglich bei der Ternary Software in Philadelphia eingeführt wurde. Statt klassischer Hierarchien stehen bei Holacracy „Kreise“ im Fokus, die sich eigenverantwortlich organisieren und flexibel miteinander zusammenarbeiten. Dadurch entstehen sogenannte „verschachtelte Teams“, die sich dynamisch an neue Herausforderungen anpassen können.

Das Modell zielt darauf ab, Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und das Potenzial aller Mitarbeitenden zu entfalten. Statt starrer Rollenbeschreibungen setzt Holacracy auf klare Zuständigkeiten, die ständig weiterentwickelt und auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden.

In einer zunehmend komplexen Arbeitswelt bieten selbstorganisierte Strukturen wie Holacracy neue Möglichkeiten, um Agilität, Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.

Und wie das Ganze mit Toolunterstützung funktionieren kann, diskutierten wir gemeinsam mit unserem M365-Stammtischgast Simon Scharschinger von der cubic solutions GmbH.

Am Glühweinstand und am Bratwürstlstand (mit oder ohne Fleisch) wurden sich über Microsoft-Erfahrungen, persönliche Tipps und Anekdoten rund um Microsoft 365 ausgetauscht

Am Trendkarussell haben wir unsere Ideen für unser gemeinsames Setting gebrainstormt: Hack des Tages/Woche/Monats, aber auch Dinge, die man nicht tun sollte, einbinden; Sessions besser ankündigen –> für wen? welche Inhalte? mehr Kommunikation?; Struktur der Session (Hack, Impuls, Austausch, Raum für News); Feedbackrunden

Am  Ideenbaum haben wir Themenwünsche für das neue Jahr gesammelt.
Ganz klar kamen Agenten auf. 

Danke für den Austausch. Danke für eure Ideen.

PS: Was wurde noch diskutiert? Ein neues No-Show-Vorgehen. Eine freiwillige Spendenbüchse  bei Nichtabsage.

Michael Greth hat uns Einblicke in seine persönlichen Agenten gegeben und anhand der Microsoft Ignite 2024 vorgestellt, wie er diese Agenten zur Zusammenfassung von Vorträgen, Erstellung von LinkedIn-Post und zur Mitarbeitenden-Information nutzt. Dabei gab es nicht nur professionelle Agenten, sondern auch ein paar Agenten, die uns zum Schmunzeln brachten.

Ein Tipp aus der Runde: Wer verstehen will, wie KI „denkt“, sollte mal gegen Copilot Schiffe versenken spielen.

Introducing the new chat and channels experience in Microsoft Teams – YouTube

Zurück aus der Sommerpause – Bestens erholt und mit neuen Kräften ging es im September mit unserem M365-Stammtisch weiter. 

Thematisch haben wir an unsere Copilot-Challenge angeschlossen, denn es gibt noch vieles zu entdecken! Außerdem hat Simon die aktuellen Features in Copilot und Teams vorgestellt.

Wir haben die ersten Wunsch-Funktionen getestet und an ersten Use Cases getüftelt. Vielen Dank für eure rege Diskussion und eure gezeigten Use Cases. Danke auch fürs Teilen erster Erfahrungen mit Copilot.

• Promptbibliothek anlegen 🡪 am besten dort, wo auch die relevanten Dokumente liegen
• SP-Bibliothek zum Wissensmanagement aufbauen 🡪 Worddateien ungefiltert hochladen
• Prompt nach Urlaubsrückkehr (vielleicht für Mel interessant 😉): Fasse meine E-Mails, Teams-Nachrichten und Kanalnachrichten der letzten x Tage/ Wochen zusammen. Liste Aktionspunkte in einer eigenen Spalte auf. Schlage, wenn möglich, Follow-ups in einer speziellen Spalte vor. Die Tabelle sollte wie folgt aussehen: Typ (E-Mail/Teams/Kanal) | Thema | Zusammenfassung | Aktionspunkt | Nachbereitung. Wenn ich direkt erwähnt wurde, mach die Schriftart des Themas fett
• Für Podcasting und Transkripte kann Stream eine Alternative sein
• Learning Hub und Success Kit von Microsoft checken

Wir haben mit unserer Copilot-Challenge gestartet und unsere Wunsch-Funktionen gesammelt. Vielen Dank für eure rege Diskussion über Chancen und Risiken von Copilot. Danke auch fürs Teilen erster Erfahrungen mit Copilot.

• Manchmal noch mehr Marketing als wirkliche Funktionalität
• Datenschutz und Berechtigungskonzepte funktionieren (wenn im Hintergrund administriert)
• ChatGPT manchmal noch besser als Copilot, obwohl bei beiden die gleiche Technologie zugrunde liegt
• Richtiger Einstiegspunkt (über welche App funktioniert der Prompt?) wichtig und manchmal nicht so einfach

Um weiter an unserer Challenge dranzubleiben, könnt ihr jederzeit auf unserem Board weitere Wunschfunktionen ergänzen.

Der neue Planner ist da! 🙏🤗 Diesem Motto widmete sich der gestrige M365-Stammtisch.

Darin wurde aus User-Sicht die neuen Möglichkeiten des Planners aus den unterschiedlichsten Perspektiven unter die Lupe genommen. Trainer*innen, Personalentwickler*innen, Projektmanager*innen und Selbstständige sahen sich aus ihren Blickwinkeln kritisch die neuen Funktionen und Features der App an.

Ein kleines Fazit vorab:
Das Marketing von Microsoft hat beste Arbeit geleistet und die Neugier und Anspannung gut geschürt und damit eher zu viele Erwartungen an diese App geweckt.

Ein genauerer Blick auf die App verrät, was gut läuft und wo noch Entwicklungspotential besteht.

+ Das einfach gehaltene Menü schafft eine schnelle Absprungmöglichkeit zu den wichtigsten Themen mit nur wenigen Klicks.

+ Die Logik des einfach gehaltenen Menüs in der App folgt dem Prinzip vom „Groben ins Kleine“ und kann für die Tagesplanung einen wertvoller Beitrag leisten.

+ Die App räumt im Tooldschungel des Aufgabenmanagements ein wenig auf, da sie ganz einfach die Microsoft To Do, die bisherigen Planner und Teile aus Outlook in einer Erfahrung vereint.

+ Unter “Meine Aufgaben” sehe ich gesammelt, was sich aus den unterschiedlichen Plannern an Aufgaben ergeben haben.

+Die neue Planner-App lässt einen Plan ohne eine Gruppe erstellen, der dann für das persönliche Aufgabenmanagement genutzt werden kann.

– Das ist eine nette Idee: Der KI einfach mal den Auftrag geben, Kacheln für den Planner zu einem bestimmten Thema entwickeln zu lassen. Das klingt verlockend, ist aber nachdem man das Ergebnis dann sieht, eher noch im Beta-Status.

– Zu viele neue Funktionen wie z.B. Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, oder die Anzeige nach Personen sind in der Planner-App erst in der Premium-Variante vorhanden.

– 10 USD pro User / Monat auch erstmal gezahlt werden.

– Die Einbindung von Lists und der Kategorien in OneNote wären eine wünschenswerte Zusatzoption. Momentan braucht es noch Power Automates dafür.

Alles in allem bietet die neue Planner-App eine gute Grundlage für ein konsolidiertes Aufgabenmanagement bestehend aus persönlichen Aufgaben und Aufgaben aus einem Team oder einer Organisation. Einige Wehmutstropfen ergeben sich durch die Unterscheidung in Basic und der zusätzlichen kostenverursachenden Premium-Variante, die gerade für die übersichtliche Darstellung der Planner noch einige Funktionen wie die Anzeige nach Personen bereithält.

Diesmal gab’s einen Impuls von Torsten Fell zum Thema Mesh.

💡Die Erkenntnisse
Immersive Welten sind bei uns noch eher ein Nischenthema – auch im Lernbereich
Mesh bietet kostenfreie Standardwelten, die innerhalb eines Tenants genutzt werden können
Individuelle Welten sind möglich, aber nur in Teams Premium

🔦Anwendungsszenarien
Ein bisschen wie #gathertown für Murmelgruppen, Pausengestaltung oder Lernumgebungen mit verschiedenen Bereichen und Funktionen

Vielen Dank nochmals an Torsten für den tollen Einblick durch deine Augen in die 3D-Welt von Mesh.

In unserem 11. Microsoft Stammtisch haben wir gemeinsam den Teams Summits 2024 reflektiert und erste Erfahrungen mit Copilot geteilt.

Intensiver sind wir in Simons Session „Das ideale Teams-Team – Mythos oder Machbarkeit?“ eingetaucht. Simon gab Einblicke in die Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation in einem Teams-Team. Und ja, es gibt mehr als nur den Kanal „Allgemein“.

Den letzten Stammtisch in 2023 haben wir für eine gemeinsame Retrospektive und einen Ausblick auf 2024 genutzt:
Was soll bleiben?
Was darf sich verändern?
Welche Themenwünsche gibt es für das neue Jahr?

Bruchlandung mit dem Copilot verhindern – so hieß es diesmal in unserem Stammtisch.

• Kennst du schon den neuen KI-Assistenten für Microsoft365-Anwendungen?
• Was braucht es an Trainings für den erfolgreichen Einsatz des MS Copilot im Unternehmen?

In dieser Stammtischrunde gab es 3D einmal anders: „Demo und Diskussion mit Daniel“. Diesmal unser Gast: Daniel Rohregger, Microsoft 365 Enthusiast | Productivity Consultant bei Skaylink.

Nach einer kurzen Einführung in Copilot für Microsoft365 haben wir noch über Kompetenzen und Möglichkeiten zur Integration in den Arbeitsalltag gesprochen. Unser Fazit: Eine rapid-Adoption wie Microsoft sich vorstellt, wird bei vielen Unternehmen nicht möglich sein. Auch für Copilot braucht es Veränderungsprozesse hinsichtlich Mindset, Skillset und Toolset.

Unser Thema zum 8. Stammtischtermin: „4 gewagte Thesen zur internen Kommunikation und Nutzung von Microsoft 365?“ — Stimmt ihr zu? Legt ihr ein Veto ein? 

„Es sind nur wenige User, die von einer Meeting-Misere geplagt sind. Die weit verbreitete Annahme, dass Remote- und Hybridarbeit die Mitarbeiter mit zu vielen Microsoft Teams-Meetings überfordert hat, was im Extremfall zu Burnout und geringerer Leistung führen kann, ist ein Mythos.“
→ These 1 „Meeting-Misere“ war nicht nachvollziehbar und hatte große Streuungen

„Wir haben viele neue Kollaborationstools in M365 zur Verfügung, aber unsere Gewohnheiten haben sich nicht geändert. E-Mails, mit all ihren Unzulänglichkeiten, dominieren immer noch. Die meisten Mitarbeiter verbringen das Äquivalent eines vollen Arbeitstages pro Woche mit der Bearbeitung von E-Mails. Das Ausbalancieren von E-Mails mit asynchroner Arbeit in Microsoft Teams-Kanälen wird den größten Return on Investment bringen.“
→ These 2 „The good old E-Mail“ konnte bejaht werden
→ Frage, die aufkam: Wie beeinflussen Rahmenbedingungen unsere Verhaltensweisen?

„Die Erwartungen an den SharePoint für die Vermittlung von News-Beiträgen, Wissensmanagement und Unternehmensinformationen sind zu hochgegriffen. Dadurch werden nicht alle Mitarbeitenden wie gewünscht „abgeholt“.“
→ These 3 „KISS – keep it short and simple“ wurde als großer Hebel im Unternehmen gesehen
→ Finden ist das neue Suchen, Datentöpfe sollten besser miteinander agieren.

„Es gibt erhebliche Unterschiede in der Art und Weise, wie Menschen die M365-Tools innerhalb von Gruppen oder Teams verwenden. Dies wirkt sich negativ auf die Leistung der Zusammenarbeit aus. Gruppen und Teams müssen sich darauf einigen, wie die M365-Tools eingesetzt werden können, um die Zusammenarbeit zu verbessern und Zeit zu sparen.“
→ These 4 „Team – toll einer macht’s“: analoge Gewohnheiten werden auf den digitalen Raum übertragen
→ Macht das Sinn?!

Beim 7. Termin haben wir in unserer Stammtischrunde das Thema „Interne Kommunikation“ angeschnitten. Ausgehend von folgenden Studienergebnissen kamen wir zu diesen Erkenntnissen:

• Anreize und Mehrwerte schaffen, damit Intranet-Seiten besucht werden
• Aus Anwender:innen-Sicht Seiten aufbauen (z. B. nicht abteilungsweise, sondern prozessweise)
• Informationsfülle aussieben und kurz & knapp formulieren
• Kleine Häppchen und Neugier schaffen –> vielleicht auch durch unseren Adventskalender?!
• Die Dosis macht’s bei spielerischen Elementen und Aktionen
• Unternehmenskultur als Dreh- und Angelpunkt
• In der richtigen Sprache der Zielgruppe

und evtl. vielleicht auch einfach mehr Katzenvideos🐈🐈‍⬛ einbauen. Warum, wieso steht hier. Vielen Dank für den regen Austausch und bis zum nächsten Mal.

Der Stammtischtermin musste leider ausfallen.

Diesmal unser Thema: MS Teams in Online Workshops und -Trainings einsetzen von und mit Inga Geisler (Inhaberin der LOA Live Online Academy GmbH) und Anati Olzinger (Leidenschaftliche Trainerin (digital, wie in Präsenz) bei von Rundstedt). 

In einer Watchparty mit dem Einführungsvideo von Copilot von Microsoft haben wir über Chancen und Risiken diskutiert. 

Hier konnten wir Melanie Nitschke (Maschinenfabrik Reinhausen) als Impulsgeberin gewinnen. Melanie hat uns Einblicke in das MR-Multiplikatorenkonzept gegeben – oder wie die Maschinenfabrik Reinhausen es schaffte M365 im Unternehmen zu etablieren. 

Beim ersten Treffen lag der Fokus auf dem gemeinsamen Kennenlernen und einem Input zu „What’s new in Microsoft Teams & SharePoint“.