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Die digitale Zusammenarbeit hat in der modernen Arbeitswelt eine zentrale Bedeutung erlangt. Insbesondere Microsoft Teams hat sich als eine führende Plattform etabliert, die Teams weltweit verbindet und die Zusammenarbeit revolutioniert. Doch trotz der vielfältigen Funktionen und Möglichkeiten, die Teams bietet, steht und fällt der Erfolg digitaler Zusammenarbeit mit einem Schlüsselelement: Struktur.

Um diesen komplexen Themenbereich umfassend und strukturiert zu beleuchten, greifen wir auf das bewährte 4Mat Modell von Bernice McCarthy zurück. Das 4Mat Modell ist ein vielseitiges Werkzeug, das nicht nur die Struktur dieses Blogbeitrags prägt, sondern auch in einer Vielzahl von Kontexten für die Informationsweitergabe genutzt werden kann. Und es basiert auf den folgenden vier Schlüsselkomponenten:

  • Warum? – Warum ist das Thema gerade (für mich) relevant? Warum sollte ich mich damit beschäftigen?
  • Was? – Um welche Fakten geht es und welche Zahlen, Daten liegen vor?
  • Wie? – Wie funktioniert etwas oder was genau ist Schritt für Schritt zu tun?
  • Wozu? – Was bedeutet das für uns? Welche Risiken werden vermieden? Welche Chancen ergeben sich?

Diese Struktur ermöglicht es, Informationen so zu präsentieren, dass sie für ein breites Publikum verständlich und ansprechend sind. Jeder Abschnitt des Modells zielt darauf ab, unterschiedliche Lern- und Informationsverarbeitungsstile anzusprechen und stellt sicher, dass jede:r Leser:in unabhängig vom jeweils bevorzugten Lernstil oder Vorkenntnisstand wertvolle Einblicke gewinnt.

Warum ist Struktur in der digitalen Zusammenarbeit so entscheidend?

In Anlehnung an das Media-Richness-Modell (Daft & Lengel, 1986) ist es offensichtlich, dass die Komplexität der Kommunikationsaufgabe und die Wahl des geeigneten Kommunikationsmediums eine wesentliche Rolle spielen. Genau dafür bietet Microsoft Teams eine breite Palette an Kommunikationsformen – von Chatbeiträgen und Videokonferenzen, bis hin zu asynchronen Optionen wie Planungstools und Umfragen. Jede Form hat ihren Platz, doch ohne klare Strukturen kann dies zu einer Oversimplification oder Overcomplication der Kommunikation führen. Overcomplication entsteht dann, wenn die Verwendung eines zu komplexen Mediums für eine einfache Nachricht ansteht, während Oversimplification sich auf die Verwendung eines zu einfachen Mediums für eine komplexe Nachricht bezieht.
Wofür brauchen wir also das Teams-Team überhaupt und wofür nicht? Diese Frage sollte man sich vor Einführung aber auch während der Nutzung stellen. Die Antwort liegt einerseits in der Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit der Plattform, die (mit der richtigen Struktur) sowohl für Wissensaustausch, Netzwerken und Leadership Communication als auch für Projektarbeit und Abteilungszusammenarbeit unverzichtbar ist.

Anderseits liegt die Beantwortung der Frage auch in der Anwendung und ihren Effekten. Was z.B. kann Teams innerhalb der Teamkommunikation verbessern, erleichtern oder ergänzen? Microsoft Teams ermöglicht es, sowohl offen und inklusiv als auch geschlossen und exklusiv zu kommunizieren. Durch die richtige Nutzung von Teams kann das Wissen unternehmensweit oder teamintern effektiv geteilt werden, was wiederum die Silobildung verhindern kann und einen transparenten Knowledge Sharing-Prozess fördert. So nähern Sie sich ihrem idealen Teams-Team!

Nachdem wir auf das „Warum?“ einer strukturierten digitalen Zusammenarbeit geblickt haben, wenden wir uns nun dem „Was“ zu – den spezifischen Funktionen und Möglichkeiten, die Microsoft Teams für eine effektive Zusammenarbeit bietet.

Das „Was“ der digitalen Zusammenarbeit in Microsoft Teams:
Kernkomponenten und Funktionen

Was beinhaltet Microsoft Teams und welche Funktionen unterstützen die digitale Zusammenarbeit?

Microsoft Teams ist weit mehr als nur ein Werkzeug für Videokonferenzen oder Chat. Es ist eine umfassende Plattform, die verschiedene Aspekte der digitalen Zusammenarbeit integriert:

1. Kommunikation und Besprechungen:
Teams ermöglicht (hybride) Meetings, fördert die Nutzung von chatbasierten Diskussionen anstelle von E-Mails und integriert zusätzliche Apps in Registerkarten. Diese Funktionen erleichtern eine effiziente und direkte Kommunikation.

2. Aufgaben und Projekte:
Die Erstellung und Pflege gemeinsamer Aufgabenlisten sowie die Projektplanung sind Kernfunktionen in Teams. Diese Werkzeuge helfen, Aufgaben zu organisieren und den Fortschritt von Projekten transparent zu machen.

3. Dokumentation und Notizen:
Teams unterstützt das Protokollieren von Besprechungsergebnissen, das Festhalten von Brainstorming-Ideen und die Erstellung von Dokumenten als Teil des Wissensmanagements. Diese Dokumente können gemeinsam bearbeitet und geteilt werden, was die Kollaboration vereinfacht.

4. Dateimanagement:
Teams bietet Platz für Dateiablagen und Dokumentenmanagement in der Cloud. Die neu erstellten oder hochgeladenen Dokumente können gemeinsam bearbeitet und geteilt werden, was die Kollaboration vereinfacht.

Microsoft Teams bietet also eine Vielzahl von Funktionen, die sowohl die individuelle Arbeit als auch die Team- und Organisationskommunikation unterstützen. Durch die Nutzung dieser Funktionen können Teams ihre Effizienz steigern, Silos abbauen und einen nahtlosen Informationsfluss gewährleisten.

Was davon wird aber konkret für die digitale (Projekt-)Zusammenarbeit benötigt? Und welche Anwendungen von Microsoft Teams unterstützen dabei? Das sind zwei Leitfragen, die im Rahmen der Kollaboration unbedingt immer wieder gestellt werden sollten, um die Anwendungen von Teams mit den Anforderungen der Zusammenarbeit abzugleichen. Eine Visualisierung der genutzten Anwendungen, in der auch Drittanbietertools aufgelistet werden sollten, hebt den Blick auf die Metaebene. Mit dem „Blick von oben“ lassen sich die Tools und Features in Bezug auf die Zusammenarbeit reflektieren.

Nachdem wir die Kernkomponenten und Funktionen von Microsoft Teams im „Was“ Abschnitt betrachtet haben, wenden wir uns nun dem „Wie“ zu – den praktischen Strategien und Best Practices für die effektive Nutzung dieser Funktionen in der digitalen Zusammenarbeit.

Wie strukturiert man ein effektives, ideales Teams-Team?

1. Strukturierung der Teams und Kanäle

Die Grundlage bildet eine klare Struktur der Teams und Kanäle. Teams sollten nach Funktion, Projekt oder Abteilung organisiert werden. Innerhalb jedes Teams sollten spezifische Kanäle für verschiedene Themenbereiche und Arbeitsaktivitäten eingerichtet werden, um die Kommunikation zu fokussieren.

Die Abbildung unten zeigt einmal einen klassischen Aufbau (Struktur 1) nach Funktionseinheiten oder Abteilungsnamen, deren Themen dann in den Beiträgen diskutiert werden.
Struktur 2 zeigt mit dem Aufbau von Kanälen nach Verrichtungsmöglichkeiten einen anderen Strukturansatz.

2. Effektive Nutzung von Postings und Chats

Die Strukturierung von Postings wird häufig aufgrund von Zeitdruck eher vernachlässigt. Gerade hier steckt aber viel Potential! Denn zuerst einmal sollten Postings aus der Sicht von den Personen geschrieben werden, welche nach Veröffentlichung auf die Informationen zugreifen und den Inhalt verstehen sollen. Deshalb sollte in Beiträgen und Chats mindestens ein klarer Betreff angegeben werden. Nutzen Sie gezielt @-Erwähnungen, um relevante Personen direkt anzusprechen. Und auch die gezielte Verwendung von strukturierenden Elementen wie Aufzählungen, Zitaten und Links zu relevanten Dokumenten, erhöht die Lesbarkeit und Effektivität der Kommunikation.

3. Einsatz von Tags und Loop-Komponenten

Tags können helfen, Berechtigungen angemessen festzulegen (z.B. Tags für Entscheidungen, Fachfragen) und die richtigen Personen für spezifische Informationen oder Aufgaben zu benachrichtigen.

Loop-Komponenten in Microsoft Teams ermöglichen eine dynamische und flexible Zusammenarbeit an Dokumenten und Projektplänen, da sie einmal erstellt unzählige Male verteilt werden können und man dabei immer auf die „Ursprungsdatei“ zurückgreift. Auch die Gefahr einer Doppelspeicherung wird grundsätzlich minimiert.

4. Regelmäßige Teams-Inventur

Einmal pro Quartal sollte eine Teams-Inventur durchgeführt werden, um die Relevanz und Effektivität der bestehenden Strukturen zu überprüfen. Dies beinhaltet die Bewertung der genutzten Kanäle, der archivierten Informationen und der allgemeinen Nutzung der Plattform.

5. Klare Spielregeln und Kompetenzaufbau

Wichtig ist auch die Festlegung klarer Spielregeln für die Zusammenarbeit (Wer übernimmt in Teams welche Rolle und Identität?) und der gezielte Aufbau von Kompetenzen im Umgang mit Microsoft Teams. Dies schließt Schulungen und regelmäßige Updates zu neuen Funktionen und Best Practices ein.
Indem man diese Strategien anwendet, kann ein Team die volle Leistungsfähigkeit von Microsoft Teams ausschöpfen, effizienter kommunizieren und zusammenarbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der kontinuierlichen Anpassung und Verbesserung der Strukturen und Prozesse.

Nachdem wir das „Warum“, Was“ und „Wie“ der digitalen Zusammenarbeit in Microsoft Teams betrachtet haben, ist es nun an der Zeit, das „Wozu“ zu erkunden – den Zweck und den Nutzen, den ein gut strukturiertes Teams-Team bietet.

Welchen Zweck erfüllt das ideale Teams-Team für mich persönlich und für mein Unternehmen?

1. Effizientere Kommunikation:
Durch die strukturierte Nutzung von Microsoft Teams kann die Kommunikation innerhalb des Teams und des gesamten Unternehmens effizienter gestaltet werden. Es ermöglicht einen schnelleren Informationsaustausch und erleichtert die Entscheidungsfindung.

2. Verbesserte Zusammenarbeit:
Microsoft Teams fördert eine Kultur der Zusammenarbeit. Teams können durch die vielfältigen Funktionen der Plattform einfacher chatten, gemeinsame Dokumente bearbeiten und Meetings effektiver gestalten.

3. Flexibler Zugriff auf Informationen:
Teams ermöglicht einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Informationen und Ressourcen, was besonders in der heutigen hybriden Arbeitswelt von großer Bedeutung ist.

4. Zeitersparnis und verbessertes Meeting-Management:
Die Plattform trägt zur Zeitersparnis bei, indem sie das Management von Meetings vereinfacht und die Beantwortung von Gruppeninformationen effizienter macht.

5. Lernmöglichkeiten und Wissensaustausch:
Microsoft Teams bietet zahlreiche Lernmöglichkeiten und fördert den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens. Teams können von den Erfahrungen und Kenntnissen ihrer Kollegen profitieren und sich kontinuierlich weiterentwickeln.

6. Schnelle Umfragen und Feedback:
Die Plattform ermöglicht es, schnell Umfragen zu erstellen und Feedback zu sammeln, was für die ständige Verbesserung von Prozessen und Projekten unerlässlich ist.

Fazit

Das ideale Teams-Team muss kein Mythos sein, sondern kann eine erreichbare Realität werden. Es ist nicht statisch, sondern passt sich den Bedürfnissen und Anforderungen des Teams und des Unternehmens an. Ein gut strukturiertes Teams-Team fördert dann die transparente und effektive Zusammenarbeit, verbessert die Arbeitsabläufe und trägt zum Gesamterfolg des Unternehmens bei.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Nutzung von Microsoft Teams, unterstützt durch eine klare Struktur und Strategie, wesentlich zur Steigerung der Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit im Arbeitsumfeld beitragen kann, wenn eine regelmäßiges Monitoring der Zusammenarbeit in Teams durchgeführt wird.

Dabei hilft dieser Leitfaden, der in Teambesprechungen als Grundalge dienen kann, das Monitoring strukturiert durchzuführen.

Indem man diese Strategien anwendet, kann ein Team die volle Leistungsfähigkeit von Microsoft Teams ausschöpfen, effizienter kommunizieren und zusammenarbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der kontinuierlichen Anpassung und Verbesserung der Strukturen und Prozesse.