Das ideale Teams-Team – Mythos oder Machbarkeit?

Um diesen komplexen Themenbereich umfassend und strukturiert zu beleuchten, greifen wir auf das bewährte 4Mat Modell von Bernice McCarthy zurück. Das 4Mat Modell ist ein vielseitiges Werkzeug, das nicht nur die Struktur dieses Blogbeitrags prägt, sondern auch in einer Vielzahl von Kontexten für die Informationsweitergabe genutzt werden kann. Und es basiert auf den folgenden vier Schlüsselkomponenten:

• Warum? – Warum ist das Thema gerade (für mich) relevant? Warum sollte ich mich damit beschäftigen?
• Was? – Um welche Fakten geht es und welche Zahlen, Daten liegen vor?
• Wie? – Wie funktioniert etwas oder was genau ist Schritt für Schritt zu tun?
• Wozu? – Was bedeutet das für uns? Welche Risiken werden vermieden? Welche Chancen ergeben sich?

Diese Struktur ermöglicht es, Informationen so zu präsentieren, dass sie für ein breites Publikum verständlich und ansprechend sind. Jeder Abschnitt des Modells zielt darauf ab, unterschiedliche Lern- und Informationsverarbeitungsstile anzusprechen und stellt sicher, dass jede:r Leser:in unabhängig vom jeweils bevorzugten Lernstil oder Vorkenntnisstand wertvolle Einblicke gewinnt.

Warum ist Struktur in der digitalen Zusammenarbeit so entscheidend?

Anderseits liegt die Beantwortung der Frage auch in der Anwendung und ihren Effekten. Was z.B. kann Teams innerhalb der Teamkommunikation verbessern, erleichtern oder ergänzen? Microsoft Teams ermöglicht es, sowohl offen und inklusiv als auch geschlossen und exklusiv zu kommunizieren. Durch die richtige Nutzung von Teams kann das Wissen unternehmensweit oder teamintern effektiv geteilt werden, was wiederum die Silobildung verhindern kann und einen transparenten Knowledge Sharing-Prozess fördert. So nähern Sie sich ihrem idealen Teams-Team!

Nachdem wir auf das „Warum?“ einer strukturierten digitalen Zusammenarbeit geblickt haben, wenden wir uns nun dem „Was“ zu – den spezifischen Funktionen und Möglichkeiten, die Microsoft Teams für eine effektive Zusammenarbeit bietet.

Microsoft Teams ist weit mehr als nur ein Werkzeug für Videokonferenzen oder Chat. Es ist eine umfassende Plattform, die verschiedene Aspekte der digitalen Zusammenarbeit integriert:

1. Kommunikation und Besprechungen:
Teams ermöglicht (hybride) Meetings, fördert die Nutzung von chatbasierten Diskussionen anstelle von E-Mails und integriert zusätzliche Apps in Registerkarten. Diese Funktionen erleichtern eine effiziente und direkte Kommunikation.

2. Aufgaben und Projekte:
Die Erstellung und Pflege gemeinsamer Aufgabenlisten sowie die Projektplanung sind Kernfunktionen in Teams. Diese Werkzeuge helfen, Aufgaben zu organisieren und den Fortschritt von Projekten transparent zu machen.

3. Dokumentation und Notizen:
Teams unterstützt das Protokollieren von Besprechungsergebnissen, das Festhalten von Brainstorming-Ideen und die Erstellung von Dokumenten als Teil des Wissensmanagements. Diese Dokumente können gemeinsam bearbeitet und geteilt werden, was die Kollaboration vereinfacht.

4. Dateimanagement:
Teams bietet Platz für Dateiablagen und Dokumentenmanagement in der Cloud. Die neu erstellten oder hochgeladenen Dokumente können gemeinsam bearbeitet und geteilt werden, was die Kollaboration vereinfacht.

Was davon wird aber konkret für die digitale (Projekt-)Zusammenarbeit benötigt? Und welche Anwendungen von Microsoft Teams unterstützen dabei? Das sind zwei Leitfragen, die im Rahmen der Kollaboration unbedingt immer wieder gestellt werden sollten, um die Anwendungen von Teams mit den Anforderungen der Zusammenarbeit abzugleichen. Eine Visualisierung der genutzten Anwendungen, in der auch Drittanbietertools aufgelistet werden sollten, hebt den Blick auf die Metaebene. Mit dem „Blick von oben“ lassen sich die Tools und Features in Bezug auf die Zusammenarbeit reflektieren.

Die Abbildung unten zeigt einmal einen klassischen Aufbau (Struktur 1) nach Funktionseinheiten oder Abteilungsnamen, deren Themen dann in den Beiträgen diskutiert werden.
Struktur 2 zeigt mit dem Aufbau von Kanälen nach Verrichtungsmöglichkeiten einen anderen Strukturansatz.

Loop-Komponenten in Microsoft Teams ermöglichen eine dynamische und flexible Zusammenarbeit an Dokumenten und Projektplänen, da sie einmal erstellt unzählige Male verteilt werden können und man dabei immer auf die „Ursprungsdatei“ zurückgreift. Auch die Gefahr einer Doppelspeicherung wird grundsätzlich minimiert.

Nachdem wir das „Warum“, Was“ und „Wie“ der digitalen Zusammenarbeit in Microsoft Teams betrachtet haben, ist es nun an der Zeit, das „Wozu“ zu erkunden – den Zweck und den Nutzen, den ein gut strukturiertes Teams-Team bietet.

2. Verbesserte Zusammenarbeit:
Microsoft Teams fördert eine Kultur der Zusammenarbeit. Teams können durch die vielfältigen Funktionen der Plattform einfacher chatten, gemeinsame Dokumente bearbeiten und Meetings effektiver gestalten.

3. Flexibler Zugriff auf Informationen:
Teams ermöglicht einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Informationen und Ressourcen, was besonders in der heutigen hybriden Arbeitswelt von großer Bedeutung ist.

4. Zeitersparnis und verbessertes Meeting-Management:
Die Plattform trägt zur Zeitersparnis bei, indem sie das Management von Meetings vereinfacht und die Beantwortung von Gruppeninformationen effizienter macht.

5. Lernmöglichkeiten und Wissensaustausch:
Microsoft Teams bietet zahlreiche Lernmöglichkeiten und fördert den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens. Teams können von den Erfahrungen und Kenntnissen ihrer Kollegen profitieren und sich kontinuierlich weiterentwickeln.

6. Schnelle Umfragen und Feedback:
Die Plattform ermöglicht es, schnell Umfragen zu erstellen und Feedback zu sammeln, was für die ständige Verbesserung von Prozessen und Projekten unerlässlich ist.

Das ideale Teams-Team muss kein Mythos sein, sondern kann eine erreichbare Realität werden. Es ist nicht statisch, sondern passt sich den Bedürfnissen und Anforderungen des Teams und des Unternehmens an. Ein gut strukturiertes Teams-Team fördert dann die transparente und effektive Zusammenarbeit, verbessert die Arbeitsabläufe und trägt zum Gesamterfolg des Unternehmens bei.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Nutzung von Microsoft Teams, unterstützt durch eine klare Struktur und Strategie, wesentlich zur Steigerung der Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit im Arbeitsumfeld beitragen kann, wenn eine regelmäßiges Monitoring der Zusammenarbeit in Teams durchgeführt wird.

Dabei hilft dieser Leitfaden, der in Teambesprechungen als Grundalge dienen kann, das Monitoring strukturiert durchzuführen.

Indem man diese Strategien anwendet, kann ein Team die volle Leistungsfähigkeit von Microsoft Teams ausschöpfen, effizienter kommunizieren und zusammenarbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der kontinuierlichen Anpassung und Verbesserung der Strukturen und Prozesse.