In der Zentrale der Webers GmbH war es ein ganz normaler Mittwochmorgen, als Julia, die Teamleiterin der Marketingabteilung, ihren Kaffee genoss und die Tagesordnung durchging. Die Webers GmbH hatte vor Kurzem auf Microsoft 365 umgestellt, und Julia war gespannt auf die Verbesserungen, die das mit sich bringen würde.
Ihr erster Termin war eine Telko mit dem Vertriebsteam aus Berlin. Julia öffnete OneDrive, um die neueste Präsentation zu überarbeiten. „Wie praktisch“, dachte sie, als sie bemerkte, dass sie von ihrem Laptop aus direkt auf die Datei zugreifen konnte, die sie am Vorabend auf ihrem Tablet im Homeoffice begonnen hatte.
Als die Diskussion auf Kundendaten überging, wurde Julia nachdenklich. „Wie sicher sind eigentlich unsere Daten in der Cloud?“, fragte sie sich und machte eine Notiz, um das später mit der IT-Abteilung zu klären.
Nach der Telko schaute Julia in SharePoint, wo das Team Dokumente und Informationen für das aktuelle Projekt sammelte. Sie war beeindruckt, wie leicht sie die Beiträge ihres Kollegen Thomas finden und ergänzen konnte, trotz der vielen Dateien und Versionen.
Die nahtlose Zusammenarbeit hatte jedoch ihren Preis. Einige Teammitglieder waren noch nicht vertraut mit den neuen Tools und fühlten sich überfordert. Julia beschloss, eine kurze Schulungssession am nächsten Tag zu organisieren.
Der Tag endete mit einem Lächeln auf Julias Lippen. Die neue Cloud-Lösung hatte ihre Tücken, aber die Vorteile überwogen deutlich. „Mit ein bisschen Training und Gewöhnung wird das unsere Arbeit so viel leichter machen“, dachte sie, als sie ihren Computer herunterfuhr.
Dokumentenmanagement: Fluch und Segen zugleich
In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt ist das effiziente Management von Dokumenten entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Microsoft 365 bietet mit seinen umfangreichen Werkzeugen eine robuste Lösung für das Dokumentenmanagement in der Cloud, die sowohl Flexibilität als auch Zusammenarbeit fördert. In diesem Beitrag beleuchten wir die Vorteile und Herausforderungen des Cloud-Dokumentenmanagements, vergleichen OneDrive und SharePoint, und geben praktische Tipps für die Strukturierung Ihrer Dokumente und die Optimierung der Zusammenarbeit.
Unterschiede zwischen Dokumentmanagement Cloud-Tools
OneDrive ist als persönlicher Speicherplatz innerhalb von Microsoft 365 konzipiert. Es ermöglicht Einzelpersonen, Dateien zu speichern, auf sie zuzugreifen und sie von jedem Gerät aus zu teilen. OneDrive eignet sich hervorragend für die Speicherung persönlicher Arbeitsdokumente und die kurzfristige Zusammenarbeit an Dateien.
Im Gegensatz dazu ist SharePoint für die organisationweite Speicherung, Verwaltung und Zusammenarbeit an Dokumenten und Informationen gedacht. SharePoint ermöglicht die Erstellung von Websites für Teams oder Projekte, um Ressourcen zentral zu organisieren und zu teilen. Es bietet erweiterte Funktionen für das Dokumentenmanagement, einschließlich Versionierung, Workflows und Zugriffskontrollen.
In einer Cloud gespeicherte Dokumente und sogar ganze Bibliotheken können mit dem PC synchronisiert werden, sodass sie auch im Offline-Modus zur Verfügung stehen. Zu beachten ist dabei, dass es sich nicht um unabhängige Sicherungskopien handelt, sondern um die synchronisierten Ursprungsdateien — jede Änderung wird auch in die entsprechende Bibliotheksdatei übertragen!
Tipps & Tricks für das eigene Dokumentenmanagement
Um das Beste aus Microsoft 365 für das Dokumentenmanagement herauszuholen, ist eine durchdachte Strukturierung deiner Dokumente essenziell:
- Beginne mit der Einrichtung klar definierter Ordnerstrukturen und Benennungskonventionen, um das Auffinden von Dokumenten zu vereinfachen.
- Nutze die Versionierungsfunktionen von SharePoint, um Änderungen an Dokumenten nachvollziehen zu können.
- Lege außerdem Richtlinien für die Dokumentenablage fest, um Konsistenz zu gewährleisten.
- Für eigene Notizen, Aufgaben und Abläufe gibt es ebenfalls cloudbasierte Apps von Microsoft 365. Hier findest du einen Überblick über andere nützliche Apps aus dem Microsoft 365-Universum.
Tipps & Tricks bei der Zusammenarbeit
Um ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System zu etablieren, ist es wichtig, ein paar Prinzipien im Unternehmen zu etablieren. Hier sind sieben Schlüsselprinzipien, die dich bei deiner Dokumentenmanagement-Strategie unterstützen können:
Strukturierte Ablage statt „einfach nur hochladen“
Vermeide es, Dokumente „einfach nur“ in Chats oder Beiträgen hochzuladen. Nimm dir die Zeit, sie in die richtige SharePoint-Bibliothek einzuordnen und sie ggf. mit den entsprechenden Metadaten zu versehen, damit sie leicht zu finden und zu verwalten sind.
Wichtige Dokumente anheften
Stelle sicher, dass aktuelle und häufig benötigte Dokumente leicht auffindbar sind, indem du diese in Teams oder SharePoint oben anheften.
Dokumentenbezeichnung: Vom Groben ins Feine
Benenne Dokumente nach Aufgaben und Prozessen, nicht nach dem Organigramm. Dies fördert ein intuitives Verständnis der Dokumentenstruktur über verschiedene Teams hinweg.
SharePoint-Bibliotheken intelligent nutzen
Verknüpfe bestehende SharePoint-Bibliotheken, anstatt neue Ablagen zu erstellen. Dies vermeidet Redundanzen und fördert die Nutzung bestehender Ressourcen.
Ansichten für verschiedene Präferenzen
Biete in Teams Ansichten mit und ohne Ordner an. So kannst du den Bedürfnissen von Personen gerecht werden, die eine strukturierte Ordneransicht bevorzugen, sowie jenen, die lieber ohne Ordnerstruktur arbeiten.
Dokumentation zur Ordnerstruktur
Erstelle eine Legende oder einen einführenden Beitrag, um die Ordnerstruktur und Ablagerichtlinien zu erläutern. Dies erleichtert neuen Teammitgliedern das Verständnis und die Einhaltung der vorgegebenen Struktur.
Suchfunktion effektiv nutzen
Setze die Teams-Suche ein, um Dokumente schnell zu finden. Sollte das gewünschte Dokument dort nicht auffindbar sein, verwende die SharePoint-Suche als nächste Instanz.
Fazit
Durch die Nutzung von Microsoft 365 für das Dokumentenmanagement können Unternehmen ihre Effizienz steigern, die Zusammenarbeit verbessern und einen sicheren Rahmen für das Teilen von Informationen schaffen. Mit den richtigen Strategien und Werkzeugen lässt sich das Potenzial der Cloud voll ausschöpfen.
