Die Digitalisierung und die Verwendung von digitalen Helferleins bringt viele Vorteile mit sich, unter anderem Flexibilität durch geräte- und ortsunabhängiges Arbeiten und die Möglichkeit, viele Informationen schnell zu teilen. Dieses Plus an Informationen und Freiheit bedeutet allerdings auch ein Mehr an Selbstverantwortung und Selbstorganisation.
Der Kopf raucht? zu viele To Do’s? Zu viele Projekte in der Luft? Versunken im digitalen Chaos und Dschungel?
Auch die Möglichkeiten von Microsoft 365 sind dabei Fluch und Segen zugleich. Mit MS Teams schaffen wir uns auf der einen Seite eine gemeinsame Kollaborationsplattform zur besseren Zusammenarbeit, auf der anderen Seiten werden Chats und Beiträge in den Kanälen neben unserem E-Mail-Postfach zu einem weiteren Posteingang.
Nachrichten, Anfragen, To Do’s prasseln auf den verschiedenen Wegen auf uns ein und wollen in kürzester Zeit abgearbeitet und bearbeitet werden.
Ein modernes, zeitgerechtes und wirksames Zeit- und Selbstmanagement unterstützt uns, um für die Herausforderungen der digitalen Informationsflut gerüstet zu sein.
In der aktuellen Pandemie-Situation wird diese Selbstmanagement-Kompetenz immer wichtiger. Unser aktueller Overload verbindet private und berufliche Herausforderungen in extremer Weise. Wer hätte 2019 gedacht, dass wir permanent im Home Office sitzen und sogar unsere Kinder auf Home Schooling umsteigen? Dass digitale Kommunikationsmöglichkeiten auch im privaten Umfeld zum Kanal Nr. 1 werden, um mit Großeltern und Freunden zu plaudern? Dass Freizeitaktivitäten immer mehr in digitale Welten verlagert werden?
Zeit- und Selbstmanagement-Methoden mit digitalen Tools
Wer kennt sie nicht, die Klassiker aus Zeit- und Selbstmanagement-Seminaren? Wie können wir diese Methoden sinnvoll mit den Tools und Möglichkeiten von Microsoft 365 verbinden?
Getting things done in Kombi mit der ToDo-App
Getting Things Done (GTD) wurde von David Allen entwickelt, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Mithilfe von GTD soll der gesamte Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten erfasst werden. Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuell wichtigen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.
Zur Erstellung und Verwaltung der jeweiligen Listen eignet sich die ToDo-App von Microsoft.
ALPEN-Methode in Kombi mit Outlook und ToDo-App
Die ALPEN-Methode ist eine Art, seinen Tagesablauf zu planen. Diese Methode verwendet wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans – gerne in der ToDo-App.
Tipps & Tricks
- Starte deinen Arbeitstag mit einer kurzen Strukturierungsphase anhand der ALPEN-Methode
- Überprüfe deine Aufgaben in der ToDo-App
- Plane dir bewusst Zeitfenster für die unvorhergesehenen Dinge durch Blöcke in Outlook ein
- Plane Termine/Besprechungen mit Puffer zwischen den einzelnen Verpflichtungen
In den Kalenderoptionen von Outlook gibt es unter dem Menüpunkt „Kalender“ die Option „Verkürzen von Terminen und Besprechungen“. Somit werden Termine automatisch verkürzt geplant und man vermeidet damit das „Hetzen“ von Termin zu Termin.
Eisenhower-Prinzip in Kombi mit der ToDo-App oder OneNote
Das Eisenhower-Prinzip soll uns bei der richtigen Priorisierung helfen. Dadurch sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden.
Anhand der Kriterien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) sollen Aufgaben in einer effektiven Weise erledigt werden.
Nichtsdestotrotz ist die beste Strukturierung am Ende nur die halbe Miete. Das beste Zeit- und Selbstmanagement bedeutet immer noch die Erledigung von Aufgaben. Komme ins Tun und verweile nicht bei der Listerstellung und -pflege!
Welche Apps für deine Arbeit noch nützlich sein können, erfährst du in unserem Blogbeitrag.
