Tagtäglich nutzen wir eine Vielzahl an Tools für unterschiedliche Tasks und Aufgaben. Ob beruflich oder privat, wir besitzen zahlreiche Lizenzen und greifen manchmal sogar auf ähnliche Tools zurück, um unsere Aufgaben effizient zu erledigen. Doch manchmal kann dieser umfangreiche Werkzeugkasten dazu führen, dass wir den Überblick in unserem Toodschungel verlieren.
Dass wir ein Problem haben wird uns dann vielleicht einmal kurz bewusst, wen von den Toolanbietern unserer Wahl Lizenzbeiträge für digitale Whiteboards, Spieleapps, Videokonferenzlösungen oder Designtools fällig werden. Wie, dafür habe ich auch eine Lizenz? Wann habe ich das Tool zuletzt genutzt?
Genau deshalb möchten wir euch wertvolle Tipps für den Tooldschungel und die richtige Auswahl geben. Wir wissen, wie herausfordernd es sein kann, das optimale Werkzeug für deine Bedürfnisse zu finden. Von Projektmanagement-Tools über Textverarbeitungsprogramme bis hin zu Bildbearbeitungssoftware gibt es unzählige Optionen, aus denen wir wählen können. Doch wie finden wir das passende Tool, das unsere Anforderungen erfüllt und uns dabei unterstützt, unsere Ziele zu erreichen?
Das richtige Tool für die jeweilige Aufgabe
Um den Tooldschungel zu bezwingen, kannst du diesen Matchingprozess einsetzen. Du kannst ihn von zwei Seiten angehen: Einmal von der Aufgaben- und einmal von der Toolseite. Welche Aufgaben gilt es zu lösen? Welche Tools nutze ich bereits?
- Aufgabenseite: Überlege dir welche Aufgabe du lösen möchtest und welche konkreten Schritte dafür notwendig sind und wo du oder deine Teilnehmenden Unterstützung benötigen. Du näherst dich also aus deinem Kontext heraus dem benötigen Tool.
- Toolseite: Du verwendest bereits ein Tool und clusterst einmal die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten des besagten Tools. Anschließend sammelst du alle Funktionen, die das Tool bietet. Du näherst dich also vom Funktionsumfang heraus dem benötigten Tool.
Bei deiner erfolgreichen Entscheidung für ein Tool, verfügt dieses Tool über alle Funktionen, die du für deine Arbeits- oder Lernaufgabe benötigst. Beachte auch, ob das ausgewählte Tool auch in deiner Organisation eingesetzt werden darf und ob Rahmenbedingungen an Datenschutz und IT-Sicherheit gegeben sind.
Zwei Modelle, die im Tooldschungel helfen können
Je nach Aufgabe und Setting benötigst du vielleicht andere Tools oder gewisse Funktionen sind im Setting A wichtiger als im Setting B.
1. Die CSCW-Matrix
Die Zeit-Raum-Matrix von Johansen verdeutlicht den Tooleinsatz in Bezug auf Raum und Zeit.
Wenn die Gruppenmitglieder zur gleichen Zeit am gleichen Ort sind, spricht man von Face-to-Face-Interaktion, die durch Tools wie Sitzungsmoderation, Präsentationssoftware oder Projektoren unterstützt werden kann. Bei zeitlich versetzter Arbeit kann ein Gruppenterminkalender oder ein Projektmanagementsystem helfen. Wenn das Team zur gleichen Zeit an verschiedenen Standorten arbeitet, kommen Tools wie Instant Messaging, Screen-Sharing oder Telefon-/Videokonferenzen zum Einsatz. Wenn die Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten an verschiedenen Standorten arbeiten, werden Kommunikations- und Koordinationstools wie E-Mail-Systeme, Blogs, Bulletin Boards, Versionsverwaltungen oder Wikis genutzt.
2. Das 3K-Modell
Im 3K-Modell wird die Art der unterstützten Interaktion als Dimension gewählt. Dabei wird das Werkzeug basierend auf der Frage klassifiziert, ob sie hauptsächlich Kommunikation, Koordination oder Kooperation unterstützt.
Kommunikation bezieht sich primär auf den Austausch von Informationen und die Verständigung zwischen den Akteuren. Koordination bezieht sich hauptsächlich auf die Abstimmung aufgabenbezogener Tätigkeiten, während Kooperation die Zusammenarbeit in Richtung eines gemeinsamen Ziels und an gemeinsamen Artefakten beschreibt. Innerhalb des Modells können Groupware-Systeme je nach Funktion in vier verschiedene Systemklassen eingeordnet werden, wie in der Darstellung ersichtlich.
Zwischenfazit
Ein gut abgestimmtes Werkzeug ermöglicht es den Nutzer:innen, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen und Ergebnisse von höherer Qualität zu erzielen. Wenn das Werkzeug die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse der Aufgabe erfüllt, können Zeit- und Ressourcenverschwendung vermieden werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass das Werkzeug die gewünschten Funktionen und Merkmale bietet, um die Aufgabe optimal zu unterstützen. Die Auswahl des richtigen Werkzeugs trägt dazu bei, die Produktivität zu steigern, Frustration zu reduzieren und die Zielerreichung zu erleichtern – und so dem Tooldschungel zu entkommen!
(Lern-)Aufgaben, die sich mit den Tools von Microsoft365 lösen lassen
Microsoft 365 bietet als Generalist für viele (Lern-)Aufgaben Werkzeuge und Umsetzungsmöglichkeiten an. Generalist bedeutet hier fairerweise aber auch, dass Toolspezialisten bei manchen Funktionen und Features im jeweiligen Tool die Nase vorne haben.
Bildrechte: Matt Wade ( https://www.jumpto365.com/tables/en )
Wie setzen wir die Tools von Microsoft 365 in unserem Arbeitsalltag ein?
Im Lernkontext
- MS Teams als digitaler Lernraum (sowohl synchron als auch asynchron)
- MS Forms für Abstimmungen und Quizze
- PowerPoint als Präsentations- und Quizerstellungstool
- Sway als interaktive Präsentationsform
- MS Whiteboard als digitale Tafel für Gruppenaufgaben
- Lists für digitale Sammlungen (z. B. von Methoden, Tools usw.) in Listenform
- OneNote als digitales Notizbuch
Im Arbeitskontext
- MS Teams als Konferenztool für Videobesprechungen und als asynchroner Projektraum
- OneNote als digitales Notizbuch für die verschiedenen Kundenprojekte
- MS Forms für Abstimmungen und Feedbackformulare
- PowerPoint als Präsentationstool
- Sway zur Produktpräsentation
- List für Übersichten zu unseren Marketingaktivitäten
- MS Whiteboard für interne Brainstormings
- Bookings für die Terminkoordination mit externen Personen
- FindTime zur Terminabstimmung
Fazit
Die Vielfalt an Tools und Funktionen ist überwältigend , erfordert aber auch Einarbeitungszeit und ein kritisches Reflektieren, welche anderen Tools bereits vorhanden sind und welches Tool im eigenen Kontext Mehrwert bietet. Jetzt hast du aber handfeste Methoden, mit denen du dich im Tooldschungel besser zurechtfinden kannst!
Natürlich ist die Microsoft-Toolfamilie nicht die einzige Option, um passende Tools zu finden. Das Sprichwort „Wer die Wahl hat, hat die Qual“ kann einem hier auch schnell mal zum Verhängnis werden. Tools allein sind nicht die Rettung. Dieser Blogbeitrag hat gezeigt, dass es mehr auf die Passung von Toolfunktionen und Aufgabenstellung ankommt.
Darüber hinaus erklären wir in unserem Blogbeitrag „Digitale Gelassenheit und digitale Kompetenzen“, welche Faktoren noch zu unserem Erfolg und vor allem zu unserer Stressminderung in der schnelllebigen digitalen Welt beitragen. Tool-Sammlungen abseits vom MS findest du hier auch.
